Being Human Resource staff for about 6 months, ada beberapa pertanyaan yang kerap kali muncul tertuju pada saya. "Kerjaannya HR itu apa aja sih? Rekrutmen? Terus apa lagi?"
Well, wajar rasanya kalau pekerjaan HR cuma 'kelihatan' pas lagi rekrutmen. Mengingat, pekerja akan merasa sangat berurusan dengan HR pada saat rekrutasi awal dari mulai penjaringan kelengkapan administrasi, psikotes, interview sampai akhirnya pengangkatan jadi pekerja. Tapi, for your information, pekerjaan HR jauh lebih banyak dari itu.
Penamaan divisi HR sendiri sangat tergantung dari proses bisnis dan tujuan masing-masing perusahaan. Ada yang memberi nama Human Resource, Human Resource Development, Human Capital Management, SDM/ Sumber Daya Manusia dan lain-lain. Perbedaan semacam itu sesungguhnya tidak fundamental bila dilihat dari fungsinya, hanya ada sedikit spesialisasi yang menonjol tergantung dari kebutuhan perusahaan masing-masing. Di oil and gas company, sebut saja Pertamina, fungsi HR sangat berperan besar dari mulai input - proses - sampai output setiap personel yang ada di dalamnya. Why? Mengelola ratusan, bahkan ribuan orang dalam satu perusahaan tidak hanya sebatas pada rekrutmen, ngasih gaji, dan pensiun. Tapi tentu ada maintaining dan developing yang tujuannya sudah pasti : agar pekerjanya senantiasa memberi kontribusi positif pada perusahaan. Tujuan akhirnya adalah memberikan profit sebesar-besarnya pada perusahaan, dan negara tentunya. Memang, fungsi HR tidak akan secara langsung memberikan profit berupa money value kepada perusahaan, tapi jauh di dalamnya fungsi HR mampu memberikan dukungan dan pegangan bagi setiap pekerja yang nantinya akan menghasilkan keuntungan bagi stakeholder itu sendiri. Fungsi HR sendiri akan selalu berhubungan dengan setiap divisi tanpa terkecuali. That's why biasanya orang HR dikenal oleh fungsi lainnya. :)
Di sini saya akan menjelaskan secara awam mengenai fungsi HR secara singkat dan tidak teoritis. Singkatnya, ada 3 hal yang menjelaskan HR. First, Getting the right people to the right place. Second, managing and maintaining them. Last, making sure they are ready to leave the company. Ketiga proses tersebut harus dilakukan dengan tepat sasaran, saling berkaitan, dan bahkan memberikan nilai lebih. Yuk kita bahas satu-satu.
1. Getting the right people to the right place.
Di sini adalah awal bagaimana HR mendapatkan sumber daya manusia (baca : personel/ pekerja). Yap, ini tentang rekrutmen. Di sini HR berperan besar untuk mencari orang yang sesuai untuk menempati posisi tertentu yang tepat, jangan kebalik ya. We recruit people based on vacant position. Let's say, kita membutuhkan Junior Reservoir Engineer, maka kita akan cari orang lulusan Teknik Geologi atau Pertambangan dan Perminyakan, bukan dari Hukum.
Pasti, tidak ada personel yang 100% fit for the job, pasti akan ada performance yang naik turun, tugas HR di sini adalah mencari peluang terbesar untuk seseorang untuk sukses di jabatan itu, dan memperkecil kemungkinan orang tersebut untuk gagal melakukan tugasnya di pekerjaan itu.
Misalnya kita membutuhkan Corporate Social Responsibility Staff yang idealnya merupakan lulusan Fakultas Komunikasi jurusan Humas. Nyatanya dalam proses perekrutan, tidak ada satupun orang Humas yang lolos ujian dan satu-satunya orang yang berpengalaman dan lulus semua tahapan rekrutmen adalah lulusan Fakultas Management jurusan Marketing. Mengapa tidak? Intinya, kita mencari sekecil-kecilnya kekurangan dalam diri seseorang untuk melakukan tugasnya di posisi yang kita butuhkan.
2. Managing and Maintaining Them
Pada bagian ini banyaaaaak sekali tugas HR. Bisa dipastikan hampir 90% tugas HR ada pada tahap ini. Artinya kita akan mengelola pekerja selama mereka bekerja di perusahaan kita. Kegiatannya tidak hanya 1-2 tahun, bisa mencapai belasan tahun bahkan 30 tahun hingga pensiun. Wajar apabila banyak perubahan dan kebijakan dalam sistem pengelolaanya. Terutama perusahaan yang stakeholdernya adalah negara (curhat-red).
Tugas tugas itu secara garis besar antara lain (tidak berurutan) :
- Pekerjaan administratif dan rutin (sistem informasi dan data, payroll, pembayaran hak dan kompensasi pekerja, pengelolaan kebijakan compensation and benefit, dll),
- Pengembangan karyawan (man power planning, mutasi demosi, training kompetensi, tugas belajar/ assignment, pembentukan soft skill, penilaian kinerja dll),
- Pelayanan (general services, pengaturan rumah dinas, pengadaan seragam, penyediaan fasilitas pekerjaan, pelaksanaan gathering dll),
- Hubungan industrial (pengelolaan kebijakan perjanjian kerja, hubungan dengan outsourcing, hubungan dengan dinas tenaga kerja, hubungan dengan SKK Migas, bila bekerja dalam bidang migas) dan lain sebagainya.
Bahkan saat ini ada divisi khusus standardisasi mutu dan kualitas, agar fungsi HR senantiasa melakukan tugasnya sesuai dengan standar yang ditetapkan, bahkan melakukan continuous improvement dari masa ke masa. Tujuan dari semua kegiatan itu antara lain memfasilitasi pekerja seoptimal mungkin untuk menghasilkan kinerja terbaik yang berdampak positif bagi perusahaan.
3. Preparing them to leave the company.
Kegiatan HR yang satu ini sebetulnya tidak terlepas dengan kegiatan HR nomor 2, maintaining. Di sini HR memastikan pekerjanya untuk memiliki kesiapan mental dan kemampuan yang cukup apabila mereka harus meninggalkan perusahaan karena masa kerja yang sudah habis. Di Pertamina sendiri masa pensiun masuk pada usia 56 tahun. Sebelum 56 tahun, mereka akan dipersiapkan untuk menjadi individu yang mandiri dan mampu tetap produktif dengan diberikan pelatihan masa persiapan purna karya.
Secara umum tiga kegiatan utama itu merupakan tugas fungsi HR dalam 'mengelola manusia'.
Bagaimana bila ada seorang pekerja yang memutuskan keluar dari suatu perusahaan? Bagaimana peran fungsi HR di sini? Bagaimana sikap yang seharusnya dimiliki oleh HR?
Well personally, it's okay when somebody wants to quit from his job. Yang jelas semua itu harus dilakukan berdasarkan aturan dan perjanjian kerjasama di antara pekerja dan perusahaan. Fungsi HR sebagai 'personal mediator' adalah menganalisa dengan jelas permasalahan yang terjadi kepada pekerja yang bersangkutan sehingga ia memutuskan untuk keluar. Apabila terdapat ketidakcocokan diantara keduanya, analisa tersebut yang nantinya akan menjadi feedback bagi perusahaan untuk melakukan perbaikan mengenai sistem pengelolaan yang kurang baik.
Baiknya, sebisa mungkin kita harus mempertahankan sumber daya yang baik bagi perusahaan. Terlebih di perusahaan besar, competency dan skill sangat sulit dicari. Persaingan semakin ketat, sehingga 'cari orang lebih sulit dari pada menerima orang'.
Namun sebagai representasi dari perusahaan yang baik dan berkualitas, HR harus bisa menunjukkan sikap proffesional apabila pekerja yang bersangkutan memang tidak merasa dirinya berkembang dan butuh tugas yang lebih challenging di perusahaan yang lain.
Itulah beberapa tugas HR dalam mendukung berjalannya proses bisnis dalam suatu perusahaan. Next time I will share more specific about each task.
Cheers.
Cheers.
