Penilaian Kerja dan Impact Bagi Pekerja

Pada akhir tahun atau awal tahun biasanya pekerja akan dinilai kinerjanya selama satu tahun. Performance Appraisal, atau Penilaian Kinerja ini beragam macamnya di masing-masing perusahaan. Ada yang berdasarkan Key Performance Indicator (KPI), ada yang berdasarkan balance scorecard atau hal lainnya. Semua itu tujuannya sama yaitu menilai kinerja orang tersebut dan hasilnya memungkinkan untuk dijadikan bahan evaluasi untuk tahun mendatang. Hal ini juga bisa jadi berpengaruh terhadap jumlah insentif yang akan diterima atau rencana pengembangan/ pembelajaran bagi orang tersebut.

Namun apa jadinya bila penilaian itu tidak terlaksana dengan baik dan adil?

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi penilaian seorang pekerja antara lain :

1. Ketidakjelasan target kerja yang disepakati oleh atasan dan bawahan

2. Penilaian subjektif yang dilakukan oleh atasan

3. Keterbatasan sistem, misalnya karena adanya sistem distribusi yang harus diikuti.

dan lain-lain.

Faktor-faktor tersebut terkadang tidak bisa dihindari dalam suatu perusahaan oleh karena itu perlu dilakukan upaya yang optimal dalam meminimalisasi keadaan tersebut. Sesuai dengan penelitian dari Ferdiana, 2009 mengenai pengaruh penilaian kinerja terhadap motivasi karyawan, terlihat pengaruh yang kuat dan positif. Hal ini menunjukkan bahwa penilaian kerja merupakan aspek yang sangat berpengaruh terhadap motivasi kerja karyawan. Hal ini tidak bisa dipandang sebelah mata oleh HR.

Apabila hal ini tidak dilakukan dengan baik dan jelas, karyawan dapat kehilangan motivasi kerja dan merasa tidak dihargai.

Oleh karena itu penilaian pekerja bukan hanya menjadi tanggung jawab atasan tapi menjadi tanggung jawab semua stakeholder yang ada di perusahaan baik itu karyawan, manajemen dan juga pihak penunjang lainnya. 

Perusahaan biasanya melakukan penilaian pekerja berdasarkan penilaian dari atasannya, namun 

pada beberapa perusahaan sudah menerapkan penilaian pekerja dengan cara 360 derajat artinya seseorang akan dilihat dan dinilai kinerjanya oleh semua pihak yang pernah bekerja dengannya misalnya peer/ rekan selevel, subordinatnya, ataupun atasannya. Dengan penilaian yang menyeluruh, akan semakin objektif pula evidence yang diberikan untuk menilai seseorang.

Penilaian yang objektif akan memunculkan motivasi kerja kepada pekerja/ karyawan. Sebaliknya, penilaian yang subjektif, tidak clear dan tidak transparan akan membuat pekerja tidak termotivasi untuk memberikan performa kerja yang baik.

Tips Menyusun Target Kerja di Awal Tahun

Awal tahun biasanya menjadi periode yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun target. Setelah melakukan evaluasi dan rencana implementasi selanjutnya, target-target yang harus dicapai oleh perusahaan di tahun berikutnya akan diturunkan kepada manajemen dan para pekerjanya.  Menurut penelitian, penetapan target kerja dengan metode top down merupakan metode yang cukup efektif untuk menyelesaikan permasalahan di suatu perusahaan.  

Metode top down adalah penurunan target dari manajerial ke bawahan-bawahan yang ada di fungsi/ divisi tersebut sehingga setiap bawahan mengerjakan tugas yang menjadi permasalahan utama perusahaan. Untuk fungsi yang berkaitan dengan target produksi misalnya, pekerja yang bekerja di dalam divisi tersebut harus bekerjasama dan membagi target dengan peer nya yang lain agar target atasannya tercapai 100%. Oleh karena itu, perusahaan besar yang mampu menetapkan ukuran targetnya dengan baik akan lebih mudah menurunkan target kerja ke para bawahannya. Biasanya perusahaan akan menggunakan KPI atau Key performance Indicator dalam pembuatan target kerja. KPI akan kita bahas di posting yang lain.

Target kerja membuat proses pekerjaan kita lebih terarah

Memang, tidak ada salahnya untuk membuat target kerja yang berbeda dengan target atasan, misalnya untuk fungsi atau divisi yang biasanya berkaitan erat dengan penciptaan kreasi  atau innovasi. Target kerja seperti ini akan lebih sulit diukur dari pada target kerja yang bersifat angka-angka. Namun hal itu tidak salah. Setiap pekerja di suatu divisi dapat memiliki target kerja yang berbeda-beda selama itu diapprove oleh atasan dan menjadi landasan bagi perusahaan untuk melakukan proses bisnisnya.

Berikut tips untuk menyusun target kerja di awal tahun yang SMART.

1. Specific

Buatlah target kerja yang spesifik, artinya yang menyasar kepada suatu bidang pekerjaan tertentu. Hindari konflik kepentingan atau tumpang tindih dengan target kerja lainnya. 

2. Measurable

Target kerja sebaiknya dapat terukur (measurable) dari segi tata waktu, besaran, bobot, dll. Tentukan target kerja bersama dengan target tercapainya waktu, dan ukuran di dalamnya. Hindari target kerja yang berkaitan dengan banyak faktor eksternal, misalnya di suatu puskesmas seorang perawat memiliki target kerja menyehatkan penduduk kota Cimahi di tahun 2016. Bagaimana ukuran ‘sehat’ tersebut dapat diimplementasikan? Apakah ukuran sehat tersebut dapat dikerjakan oleh seorang perawat?

Oleh karena itu, target kerja harus measurable, artinya dapat memiliki satuan ukur yang jelas. Contohnya : Memberikan penyuluhan kesehatan mengenai ASI kepada ibu hamil di Kota Cimahi sebanyak 6 kali dalam 1 tahun.

3. Achieveable

Buatlah target kerja yang realistis dan memungkinkan untuk dikerjakan. Hal ini dapat diperoleh dari target kerja atasan sehingga jelas apa yang harus dilakukan oleh para bawahannya. Jangan membuat target kerja secara overconfident. Hindari membuat target kerja berlebihan tetapi tidak maksimal dalam pengerjaannya sehingga akan membuat pekerjaan tambahan di periode berikutnya. Pastikan target tersebut dapat kamu kerjakan secara optimal dan efektif.

4. Relevant

Pastikan bahwa target kerja yang kamu buat tidak terkait dengan kepentingan apapun selain target perusahaan. Target harus relevan dengan bidang pekerjaan, posisi kamu di perusahaan dan tujuan perusahaan secara umum. Target yang tidak relevan dengan kemajuan perusahaan akan membuat cost yang besar dan merugikan banyak pihak.

5. Time bound

Tentukan target yang terikat dengan waktu. Misalnya apabila target tahun ini anda harus mendapatkan client asuransi sebanyak-banyaknya, buatlah target kerja bersama dengan tata waktu yang jelas. Contoh : Memperoleh 100 orang client baru di tahun 2016. Bila perlu, breakdown lagi target kerja tersebut menjadi beberapa kuartal waktu agar lebih mudah dimonitoring pencapaiannya.

Dengan membuat target kerja yang jelas sesuai dengan kaidah SMART, hal tersebut lebih mudah kita capai serta dapat dimonitor dengan baik dalam setiap periode waktu. Ada 1 tambahan sifat target yang bisa kita tambahkan, yaitu Controllable. Target kerja yang kita buat harus dapat kita kontrol sehingga sangat sedikit faktor eksternal yang dapat ditekan agar target tersebut ‘pure’ dari hasil kerja kita sendiri.

Selamat menentukan target baru di tahun 2016.

Perusahaan dalam krisis, apa yang harus dilakukan HR?

Banyaknya lay off yang dilakukan oleh perusahaan besar akhir-akhir ini membuat keputusan yang sulit bagi top management untuk menyelamatkan nasib perusahaan. Data terakhir dari merosotnya harga minyak dunia, perusahaan-perusahaan raksasa di antaranya Schlumberger, Baker Hughes, dll seperti yang dilansir dalam fortune.com terpaksa merumahkan ribuan karyawannya untuk mengantisipasi kondisi keuangan perusahaan agar tetap sehat dan dapat berkelanjutan.

18 biggest company layoffs, Fortune.com 2015

Keadaan krisis seperti ini membutuhkan kerjasama yang baik di level management agar dapat tetap mengarahkan laju perusahaan dengan baik di jalannya. Namun, apa peran HR di kondisi seperti ini? Jangan sampai keberadaan HR hanya menjadi fungsi penunjang yang tidak dapat berperan besar dalam menyelamatkan aset-aset perusahaan, bila salah langkah, memPHK perusahaan bukannya membuat kondisi perusahaan membaik malah menjadikannya semakin buruk. Kadang pimpinan perusahaan perlu men-challange HR untuk bersikap dalam keadaan krisis seperti ini.

Peran utama HR pada dasarnya adalah harus bisa mempertahankan kelangsungan operasional perusahaan agar terus terjaga. Kegiatan operasional perusahaan yang sehat membutuhkan sumber daya manusia yang sehat dan saling menopang satu sama lain. Oleh karena itu HR team harus bisa mempertahankan talent terbaiknya agar tidak merusak kemampuan organisasi dalam menjalankan operasionalnya.

HR sebagai Strategic Management  

Peran HR bukan lagi sebatas personalia yang memandang pekerjaan hanya dari segi rutinitas dan sebatas manusia nya saja. Di beberapa teori mengenai Human Resource Capital, peran HR sudah melebihi dari urusan day to day activity, namun lebih ke dimensi strategic dan kesisteman. Hal ini lebih menguatkan peran HR untuk dapat menentukan ke mana arah perusahaan akan berjalan di masa depan. 

Re-aligning HR programs with company's targets

Dalam kondisi krisis, HR harus mampu menyelaraskan program-program dan rencana kerjadengan target perusahaan yang akan dicapai. Perlu peninjauan kembali prioritas kerja HR. Tentu dengan adanya krisis, perusahaan akan ditekan untuk menjadi lebih efektif dan efisien menjalankan program kerja selanjutnya, peran HR di sini adalah untuk menjembatani, mengontrol bahkan mengaudit kinerja perusahaan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Time to boost the Competency 

Kondisi ini juga menjadi waktu yang tepat bagi HR untuk meningkatkan kompetensi pekerjanya dengan cara meberikan assignment baru yang lebih menantang dan menjadikan krisis sebagai ‘booster’ bagi setiap level pekerja agar lebih giat melakukan improvement. 

Sebagian orang akan mengeluarkan performa kerja yang terbaik apabila berada dalam suatu krisis (Schoen, 2013 dalam Psychology Today). Kondisi krisis bisa menjadi alasan yang cukup baik bagi perusahaan/ atasan untuk mereview kembali performa kerja para pekerjanya, serta menjadi timing yang tepat untuk memberikan special assignment bagi pekerja (baik yang low maupun high potential) sehingga pekerja bisa lebih optimal mengerjakan tugas dengan kemampuan terbaiknya.

New assignment, new competency, challenging quality, speed eficiency, reduce the cost.

Bagi sebagian orang, krisis tentu akan dilihat sebagai suatu fase yang mengerikan dan mematikan kinerja perusahaan, namun tim HR yang saat ini dituntut untuk lebih memegang dimensi strategic perusahaan, harus bisa menjadikan kondisi krisis sebagai fase bagi perusahaan untuk mengambil nafas baru. Waktu yang tepat untuk mereevaluasi, bahkan memutar nahkoda perusahaan yang tersesat menjadi ke arah yang lebih baik.

Cara membuat Curriculum Vitae yang Baik

Curriculum Vitae atau yang lebih sering kita kenal dengan CV atau Riwayat Hidup adalah salah satu hal yang sangat penting dalam proses rekrutmen. Tidak hanya proses rekrutmen, hal ini juga bisa dijadikan sebagai dasar perusahaan untuk memasukkan anda ke posisi yang tepat. Oleh karenanya pembuatan CV harus kita perhatikan dengan baik. Tapi sebelum masuk ke pembahasan cara pembuatan CV yang tepat, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan sebelum membuat CV.

CV is the main representation of yourself on a sheet of a paper. Meskipun sulit untuk merepresentasikan diri kita pada selembar kertas, namun hal itu harus kita usahakan sebaik mungkin.

1. Perhatikan Profil Perusahaan

Perusahaan tertentu mungkin akan menjadikan bentuk/ content CV sebagai hal yang penting dalam proses rekrutmen mereka. Namun ada juga perusahaan yang tidak terlalu peduli dengan hal itu dan lebih concern ke requirement yang dibutuhkan masing-masing orang. Namun tidak ada salahnya untuk memperhatikan hal ini.

Untuk perusahaan yang bergerak di bidang design atau advertising misalnya, sebagai calon karyawan tentu dibutuhkan kemampuan design yang menarik. Oleh karena itu lebih tepat kalau kita memberikan 'nilai lebih' di CV kita dengan cara memasukkan unsur design di dalamnya.

Contoh CV Graphic Designer

Namun, bila perusahaan yang anda minati tidak membutuhkan skill design yang luar biasa, atau bahkan anda hanya apply CV untuk menjadi seorang administrator yang membutuhkan kepribadian yang teliti dan cakap mengetik, maka anda cukup memberikan CV dengan tampilan flat, jelas dan padat.

Contoh tampilan CV yang sederhana

2. Perhatikan posisi yang akan anda lamar

Posisi yang akan anda lamar sangatlah penting. Hal ini akan menunjukkan kemana minat dan kompetensi anda seharusnya berada. Namun di era persaingan kerja yang sangat besar ini memang hal ini sulit dilakukan. Banyak orang yang melamar kerja tidak sesuai dengan latar belakang atau pengalaman kerjanya.

Perhatikan posisi yang anda lamar

Terkait dengan CV, hal ini berkaitan dengan kemampuan apa yang anda miliki yang harus dicantumkan dalam CV. Misalnya, untuk menjadi seorang customer service artinya anda harus menyantumkan kelebihan diri anda yang sesuai dengan seorang customer service, contohnya : supel, teliti, customer focused, dll. Hal ini dapat dibuktikan dengan bukti lainnya misalnya pernah tergabung dalam kegiatan tertentu yang mendorong anda harus berhubungan dengan orang banyak atau menjadi seorang problem solver.

3. Tidak lebih dari 3 halaman

Sebuah CV idealnya tidak melebihi 3 halaman. Pernah suatu hari saya pernah menemukan berkas lamaran yang sangat tebal, melebihi 5 halaman belum lagi lampiran-lampiran di belakangnya. Jangan membuat recruiter merasa repot harus membaca semua pengalaman-pengalaman anda yang luar biasa. Hal tersebut bukannya memberikan nilai tambah, tapi memberi kesan negatif pada HR karena anda dinilai sebagai orang yang berlebihan.

Jangan berlebihan dalam mengirim aplikasi/ lamaran kerja

Berikan summary yang singkat, padat jelas dan tidak perlu mencantumkan hal-hal yang tidak penting diluar kebutuhan posisi yang anda lamar. Lampirkan 2-3 sertifikat pendukung yang bisa membuat nilai lebih bagi anda untuk dilihat oleh recruiter. Lebih dari itu cukup disimpan dan dibawa pada saat interview saja.

4. Cantumkan Surat Pengantar/ Cover Letter

Terkadang hal ini sering dilupakan oleh para pencari kerja. Cover letter atau surat pengantar adalah surat yang berisi tentang maksud kita memberikan CV tersebut. Cantumkan maksud anda mengapa mengirim surat, mengapa anda qualified untuk menempati posisi tersebut dan apa harapan anda setelah recruiter membaca surat itu. Isinya harus singkat padat dan tidak bertele-tele. Apabila anda mengirim aplikasi/ lamaran lewat e-mail, cover letter ini dapat diketik di dalam e-mail tersebut dan tidak perlu lagi dilampirkan di file yang berbeda.

Lamaran yang berkualitas adalah lamaran yang dapat merepresentasikan diri anda didepan recruiter meskipun belum pernah bertemu sama sekali dengan anda. Buatlah representasi diri anda sebaik-baiknya dan memperlihatkan bahwa anda pantas untuk diterima dan menempati posisi tersebut.

Mudahnya Meningkatkan Kompetensi dengan Knowledge Sharing

Terlalu naif dan dangkal apabila suatu perusahaan hanya melalukan peningkatan kompetensi karwayan dengan melakukan training. Training atau pelatihan membutuhkan biaya yang tidak sedikit, waktu yang cukup panjang, serta kontribusi karyawan yang cukup menyita perhatian. Sebetulnya cara untuk meningkatkan kompetensi bisa ditempuh dengan beberapa cara. Salah satunya adalah melalui kegiatan knowledge sharing yang terarah dan rutin.

Apa itu Knowledge Sharing?

Knowledge Sharing adalah kegiatan pengelolaan pengetahuan/ Knowledge Management di lingkungan perusahaan yang dilakukan dengan tujuan untuk menyebarkan informasi yang berguna dari individu yang satu ke individu yang lain dengan cara presentasi, diskusi, online sharing, dan lain sebagainya. Pengetahuan yang disebarkan bisa berupa pengatahuan yang bersifat functional maupun umum. Di perusahaan besar sendiri biasanya telah ditentukan waktu-waktu tertentu agar dilakukan knowledge sharing dan pelaksanaanya bisa dimonitor dengan jelas.

Mengapa Knowledge Sharing penting?

Tidak seperti kegiatan peningkatan pengetahuan/ kompetensi yang lain, knowledge sharing merupakan kegiatan yang dapat dikatakan informal dan lebih  oleh setiap karyawan. Hal-hal yang dapat di-share juga tidak terbatas, bisa berupa pengetahuan yang berhubungan dengan pekerjaan bisa juga tidak. Dengan sifat yang informal tersebut akan memudahkan karyawan untuk dapat secara hangat dan dekat dalam bertanya kepada rekan kerja, dan mereka dapat dengan mudah membagi pengalaman masing-masing dalam problem yang sedang dibahas, sekaligus memperoleh lesson learned yang tentunya akan bermanfaat bagi masing-masing orang ke depannya. 

Suatu situasi-- dalam hal ini pelajaran yang memiliki kedekatan dengan psikologisnya akan secara mudah diserap oleh seseorang dari pada sesuatu hal yang asing dan tidak 'menyenangkan' dalam penyampaiannya. Oleh karena itu, kegiatan Knowledge Sharing yang notabene dapat dikemas secara ringan dan menarik, akan secara mudah diserap oleh tim sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan secara tidak langsung.

Siapa yang dapat melakukan Knowledge Sharing?

Pada dasarnya semua orang dapat melakukan Knowledge Sharing selama ia memiliki pengetahuan yang dapat dibagikan kepada orang lain. Pengetahuan tersebut bisa termasuk lesson learned, troubleshooting, problem solving, dan lain sebagainya. Semua level jabatan memiliki kesempatan yang sama untuk melakukan knowledge sharing, tidak melulu harus di level management atau bahkan top management. Bisa jadi level staff atau junior staff yang memiliki pengetahuan baru dan bermanfaat bagi kegiatan operasional perusahaan dapat melakukan knowledge sharing sehingga rekan-rekan kerja yang memiliki posisi yang sama dapat terbantu dan sama-sama dapat belajar dan meningkatkan semangatnya untuk bekerja.

Beberapa saat yang lalu di fungsi kami baru saja melakukan Knowledge Sharing tentang penggunaan software CorelDraw untuk membantu dalam membuat gambar info Broadcast yang menarik. Yang bertindak sebagai lead speaker adalah seorang yang memiliki level staff dan dengan kemampuannya yang cakap dalam menggunakan software maka orang tersebut merasa bahwa pengetahuan tentang penggunaan software ini sangat bermanfaat untuk 'ditularkan' kepada karyawan lainnya. Selain dapat digunakan untuk kepentingan fungsional, hal ini juga dapat digunakan untuk manfaat lain di luar kantor.

Sharing Knowledge di antara teman-teman kerja

Apakah manfaat knowledge Sharing?

Selain manfaat yang sudah dijelaskan di atas, terdapat manfaat lainnya yang dapat secara tidak langsung meningkatkan nilai tambah bagi karyawan antara lain :

• Meningkatkan fungsi komunikasi antara teman kerja. 
• Meningkatkan kemampuan berbicara di depan umum
• Meningkatkan kerjasama dengan rekan kerja
• Mempermudah karyawan dalam mengeksplorasi dan mengekspoitasi pengetahuannya sebagai bukti adanya peningkatan kompetensi di dalam dirinya, dan lainnya.

Kapan sebaiknya diadakan Knowledge Sharing?

Kegiatan ini dapat dilakukan paling sedikit sebulan sekali dengan lead speaker dan tema yang berbeda-beda. Better start it with a light knowledge, sehingga karyawan tidak menganggap kegiatan ini sebagai suatu hal yang berat atau bahkan sebagai 'pekerjaan tambahan'. Komitmen manager sangat dibutuhkan untuk menjadikan kegiatan ini sebagai kegiatan yang menyenangkan dan memotivasi.

Untuk memperoleh kualitas knowledge sharing yang baik tentu diperlukan knowledge management yang baik pula. Lebih bagus dibuat suatu media yang dapat menyimpan 'gudang pengetahuan' yang telah atau akan di-share dalam forum. Media tersebut bisa berupa sharing folder di jaringan kantor, atau website khusus yang menyimpan file-file yang berkaitan dengan kegiatan sharing knowledge tersebut. Hal ini sangat bermanfaat untuk karyawan yang akan me-review kembali materi yang sudah dishare.

Peningkatan kompetensi dan pengetahuan karyawan adalah suatu hal yang sangat penting bagi keberlangsungan proses bisnis suatu perusahaan. Dengan kualitas sumber daya manusia yang baik, perusahaan akan lebih kompeten untuk menerima perubahan dan beradaptasi dengan kemungkinan krisis yang akan terjadi di depan.

Pentingnya Alat Ukur Kompetensi dalam Pengembangan Pekerja melalui Training

Untuk mengembangkan komtepensi pekerja sesuai dengan keinginan perusahaan, banyak hal yang harus dilakukan oleh seorang praktisi HR. Menambah kompetensi seseorang tidak semudah ibu guru menambah pengetahuan kepada muridnya. Terlebih, manusia yang memiliki beragam latar belakang ini akan memiliki kekhususan masing-masing untuk menyerap pengetahuan.
Di sini lah pentingnya alat ukur dalam pemberian intervensi untuk mengembangkan kompetensi pekerja.
Banyak perusahaan yang belum peka akan pentingnya kebutuhan alat ukur kompetensi ini. Padahal hal ini dapat menjadi bukti yang objektif untuk memberikan pengembangan kepada perusahaan.
Dalam mengupayakan pengembangan pekerja, kebanyakan perusahaan mengambil intervensi dengan pemberian training. Judul apa yang diberikan dalam training tersebut? Kebanyakan judul tersebut diberikan dari permintaan atasan/ usernya, atau bahkan keinginan pekerja itu sendiri! Di manakah peran HR sebagai Development agent di sini? Ironisnya, para pekerja justru memandang proses training sebagai ajang 'refreshing' dari rutinitas pekerjaan, bukan sebagai proses pengembangan kompetensinya di perusahaan.

Contoh pelatihan di luar ruangan, games menjadi salah satu materinya.

Untuk meminimalisasi penyimpangan tujuan 'training' ini, praktisi HR harus sudah mulai objektif dalam menerapkan intervensi pengembangan pekerja. Jangan sampai pemberian training ini jauh menyimpang dari tujuan semula. Bukannya menambah kemampuan atau kompetensi, justru uang perusahaan akan terbuang sia-sia tanpa ada manfaatnya.

Pemetaan kompetensi menjadi hal yang penting dalam proses pemberian training. Pekerja harus melalui proses competency assessment agar diketahui mana kompetensi yang belum dimiliki secara optimal dalam meningkatkan performance dalam pekerjaannya.
Secara sederhana, proses pemetaan kompetensi bekerja sampai pemberian training dapat dilihat dalam bagan berikut ini :

Proses Pemberian Training berdasarkan Pembuatan Alat Uji Kompetensi

Berdasarkan bagan tersebut, idealnya, dalam pemberian training, perusahaan harus menentukan Job Description dari masing-masing position. Dengan mengetahui deskripsi apa saja yang melekat dalam suatu jabatan, kita dapat melihat kompetensi yang juga melekat di dalamnya. Kompetensi tersebut bisa jadi terbentuk atas beberapa sub-sub kompetensi. Unit kompetensi inilah yang akan kita jadikan sebagai alat ukur yang dapat memetakan kebutuhan kompetensi pekerja.
Kemudian pekerja di-assess dengan alat ukur kompetensi yang sudah kita buat. Dari situ akan terlihat gap kompetensi nya yang mana akan dijadikan sebagai materi pemberian training untuk pekerja tersebut.

Namun tidak mudah untuk menurunkan unit unit kompetensi ini menjadi sebuah alat ukur (biasanya berupa pertanyaan-pertanyaan/ ujian). Dalam ilmu Psikologi sendiri hal ini disebut konstruksi tes. Bagaimana kita menyusun sebuah alat ukur uji kompetensi akan dipengaruhi sangat banyak faktor. Setidaknya alat ukur tersebut harus dapat mengukur apa yang menjadi tujuan kita untuk melakukan pengukuran.
Misalnya, dari pertanyaan-pertanyaan yang disusun, apakah hal tersebut mampu memetakan level kompetensi seseorang? Bagaimana dengan waktu pengerjaannya? Bagaimana juga dengan pembentukan tes nya? Apakah dengan sistem online atau masih manual?
Hal tersebut harus didiskusikan lebih lanjut dengan para stakeholder agar tujuan yang dimaksud dapat diperoleh dengan maksimal.

Pemberian training berdasarkan gap kompetensi ideal sangat efektif dilakukan untuk mengembangkan kompetensi di dunia kerja. Manfaat bagi perusahaan adalah perusahaan (dalam hal ini HR) dapat secara efektif dan efisien memberikan treatment pendidikan kepada pekerja, hal ini akan berimplikasi dengan meningkatnya kualitas Sumber Daya Manusia di perusahaan tersebut. Perusahaan juga bisa meminimalisasi adanya kekeliruan dari proses operasional yang dilakukan pekerja saat melakukan pekerjaannya. Dengan pengetahuan yang cukup, target produksi akan semakin mendekati kenyataan.
Bagi pekerja sendiri metode pemberian training based competency ini sangat bermanfaat karena dapat meningkatkan knowledge, skill dan attitude seseorang dalam bekerja. Dengan meningkatnya performa kerja, ia jadi lebih mudah dipromosikan ke job position yang lebih tinggi. Hal ini secara tidak langsung dapat lebih efektif memberikan kesejahteraan bagi dirinya.

Memang, alat ukur kompetensi ini membutuhkan effort yang cukup besar dalam pembentukannya. Namun hal ini menjadi tools yang efektif untuk memberikan nilai tambah bagi proses training. Proses training tidak boleh dilihat sebagai sesuatu yang sifatnya opsional. Hal ini menjadi penting bagi kemajuan perusahaan. Untuk mencapai target perusahaan, pembuatan tools competency assessment ini akan menjadi sangat penting dalam pemetaan kebutuhan kompetensi seorang pekerja.

Tentang Pertamina dan Rekrutmen Pertamina

Sebagai HR dan ex BPS (Bimbingan Profesi Sarjana) di Pertamina EP, saya sering sekali mendapat pertanyaan perihal bagaimana sih proses rekrutmen di sana? Tahapannya berapa banyak? Apa aja? Wajar memang, karena Pertamina masih jadi salah satu perusahaan yang diminati oleh lulusan perguruan tinggi di Indonesia.. if you know what I mean..
Sebetulnya saya pernah posting tentang proses ini di blog saya sebelumnya. Tapi gak ada salahnya kalau saya coba sharing lagi di sini. :)

Di sini saya jelaskan dulu mengenai gambaran umum tentang perusahaan Pertamina itu sendiri.. atau di Kaskus biasa dipanggil 'Mpok Minah' sama kaskuser saking seringnya diomongin.. don't know why... hahaha.

Tapi sebelum kita bahas tentang Rekrutmen, ada baiknya mengerti dulu apa itu Pertamina dan bisnis-bisnisnya Pertamina.
Apa sih yang pertama kali terlintas di pikiran kamu waktu pertama kali dengar kata "Pertamina"?
Pasti gak jauh dari gambar ini ya..

SPBU Pertamina

Hehehe.. Jadi yang masuk Pertamina bakal ngurusin SPBU??? Ya nggak lah..
Bentar.. bentar.. sebelum masuk ke situ, kita belajar dulu tentang Pertamina.

What is Pertamina?

Pertamina adalah perusahaan BUMN yang memiliki banyak anak perusahaan. Baru tau kan?
yap.. Pertamina (Persero) memiliki beberapa anak perusahaan di usaha Hulu (eksplorasi dan produksi migas) dan Hilir (pengolahan, pemasaran). Anak perusahaan tersebut di antara nya adalah PT Pertamina EP sebagai perusahaan Hulu/ Upstream yang bertanggung jawab dalam bidang Eksplorasi dan Produksi Migas, PT Pertamina Hulu Energi yang bertanggung jawab dalam explorasi wilayah-wilayah kerja baru, PT Pertamina Gas/ Pertagas (eksploitasi Gas Bumi), PT Pertamina Drilling Services (jasa pemboran dalam direktorat hulu), PT Pertamina Patra Niaga (perdagangan BBM, pengelolaan armada, depot), PT Pertamina Retail (usaha retail, SPBU dll). Pertamina juga punya beberapa anak perusahaan lain yang tidak bergerak dalam sektor migas, misalnya Pertamedika (kesehatan), Pelita Air (Maskapai Penerbangan) dan lain lain.

Kantor Pertamina (Persero) di Jl. Medan Merdeka Timur, Jakarta.

Jadi jelas ya bedanya Pertamina (Persero) dengan Pertamina yang lain apa.. Kita sebagai pekerja Pertamina EP lebih sering manggil perusahaan induk kita sebagai "Persero".Jadi bisa kelihatan kan mana perusahaan yang bergerak di Hulu dan Hilir..

Orang awam memang kadang gak peduli dengan banyaknya anak-anak perusahaannya Persero ini.. tapi wajar karena memang induknya satu, Pertamina. Cuma memang sektor bisnis nya yang berbeda-beda. Masalah pembagian anak-anak perusahaan ini adalah karena adanya  wujud implementasi amanat UU No.22 tahun 2001 yang mewajibkan PT Pertamina (Persero) untuk mendirikan anak perusahaan guna mengelola usaha hulunya sebagai konsekuensi pemisahan usaha hulu dengan hilir.

Nah, setelah pembedaan mana sektor hulu dan hilir, di Pertamina (Persero) sendiri punya beberapa Direktorat (yang dipimpin oleh Direktur). Direktorat tersebut antara lain Direktorat Upstream, Pengolahan/ Refinery, Pemasaran dan Niaga (Marketing & Trading),Sumber Daya Manusia, Keuangan, Umum, Internal Audit, Gas, Corporate Secretary, dan Legal Counsel (maaf kalau ada yang kurang.. gak gitu hafal semua Persero soalnya :p). Setiap Direktorat akan membawahi sektor-sektor tertentu yang bisa jadi hubungannya akan berbeda-beda satu sama lain.


For your information, sekarang semua tahapan penerimaan pekerja baru Pertamina dan anak perusahaannya akan melalui satu gerbang yaitu dari Pertamina (Persero). Dulu, setiap anak perusahaan diberi kuasa untuk merekrut S1 Freshgraduate untuk ditempatkan di perusahaannya itu. Untuk sekarang, khusus untuk BPS (S1) akan diatur oleh Pertamina (Persero). Sehingga untuk penerimaan BPS di Pertamina EP pun akan melalui Persero dulu.

How is Pertamina Recruitment Process?

Sebelumnya, saya ingin menjelaskan dulu dengan singkat kenapa saya memilih Pertamina untuk jadi perusahaan tempat saya bekerja. Of course, Pertamina adalah perusahaan BUMN terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang migas. And I guess, it would be great if Pertamina become my first company to work. Jadi, lolos untuk jadi bagian dari BPS adalah one of my biggest achievement in my life :')

Actually, sebelum bekerja, saya cukup sering terlibat dalam proses rekrutmen awal untuk Pertamina, baik itu bagian hulu atau hilir karena pernah bekerja sebagai associate di Biro Psikologi Universitas Padjadjaran. Dengan latar belakang pendidikan dan skill yang saya miliki, saya terbiasa menjadi Recruitment Officer dalam proses Psikotest.

Sebelum recruitment ditangani oleh Persero, saya masuk ke Pertamina EP dari gerbang EP, sehingga saya disebut EP-hired. Mungkin akan ada beberapa perbedaan dengan Persero-hired, but anyway saya akan mencoba menjelaskan beberapa tahapan Recruitment EP waktu saya ikut tahun 2012 lalu.

1. Online Register

Di tahap awal, kita diharuskan mendaftarkan diri kita dan segala kelengkapan berkas yang kita miliki secara online selengkap-lengkapnya. Jangan sampai ada satu hal pun yang tidak diisi, karena kelengkapan data merupakan salah satu syarat kita untuk lolos ke tahap berikutnya.

Pengumpulan data secara online ini memudahkan tim rekrutmen untuk menyortir siapa saja yang lolos tahapan administrasi dan siapa saja yang tidak. Perlu diketahui, IPK minimal untuk penerimaan pegawai Pertamina saat ini adalah 3.00 untuk BPS, dengan nilai TOEFL (bukan prediction test) minimal 475. Asal Universitas bukan menjadi syarat utama penerimaan. Cukup banyak lulusan universitas swasta yang bergabung di Pertamina, juga bukan berarti universitas ternama akan menjadi prioritas.

2. Tes Online Bahasa Inggris

Setiap pengumuman tahapan tes akan diberitahukan melalui web resmi Pertamina. Oleh karenanya, kita diharuskan untuk sering mengecek account kita untuk mengetahui kelanjutan proses application masing-masing.
Setelah lolos tahapan administrasi, kita diminta untuk melakukan tes online bahasa Inggris dengan cara mengerjakan tes selama 90 menit di halaman web tertentu.

Tes bahasa Inggris yang diberikan berupa multiple choice dan akan sangat banyak kesempatan bagi kita untuk membuka kamus atau google translate. Namun untuk efisiensi, saya sarankan untuk tidak menggunakan tools apapun karena akan mempersulit kita dalam pengerjaan. Tes yang diberikan cukup sederhana, berkaitan dengan vocabulary juga grammar. Tes ini dapat dilakukan kurang dari 1 jam bila sungguh-sungguh. Bila sebelumnya belum terbiasa dengan tes online, kamu bisa mencari latihan soal TOEFL bahasa inggris di internet dengan latihan mengkroscek hasil pengerjaan dengan kunci jawabannya.

3. Psikotes

Sampai tahap ini, peluang kelulusan masih sangat tinggi. Bila sudah lolos tahapan tes online bahasa Inggris, kamu akan diminta untuk mengikuti Tes Psikologi di kota terdekat dengan domisili yang kamu submit pada saat pendaftaran. Karena saya tinggal di Cimahi Selatan, maka saya mengikuti Psikotes di Bandung. Kebetulan saya tes di BPIP Unpad, Dago.
Apa saja yang dites?
Sampai saat ini Pertamina masih melakukan tes psikologi dengan alat tes umum yang cukup sering digunakan di berbagai proses rekrutmen perusahan. Sebagai bocoran, yang digunakan adalah alat tes intelegensi, grafis, dan ketahanan kerja.

Saran dari saya, persiapkan kemampuan fisik dan non fisik semaksimal mungkin. Keluarkanlah potensi maksimal kamu dalam berpikir juga mengingat. Jangan lupa untuk menggunakan kreativitas. Semua hal akan baik bila dikerjakan dengan sungguh-sungguh.
Sebenarnya akan sangat banyak aspek yang harus diperhatikan saat psikotes, yang jelas, buatlah hasil tes tersebut sesuai dengan kepribadian kamu, bukan aturan dari buku-buku primbon, atau tips-tips psikotes yang tidak jelas asal-usulnya.

4. Interview User

Tahap selanjutnya adalah tahap wawancara. Di tahap ini cukup banyak peserta yang terkena cutting sehingga hanya tersisa kira-kira 10-20% saja dari total peserta di tahapan sebelumnya. Waktu itu, karena saya melamar untuk posisi HR, saya diwawancara langsung oleh Recruitment specialist juga Vice President dari HR Pertamina EP. Di sini, kita dituntut untuk dapat menjual diri kita dengan sangat baik agar pihak Pertamina 'tertarik' untuk membeli kita dan mengambil manfaat dari kemampuan yang kita miliki untuk perusahaannya.
Di Pertamina EP sendiri, saya merasa proses rekrutmen ini berjalan cukup unik dan agak-agak berbeda dengan interview yang lainnya. Di perusahaan lain, dalam interview saya lebih sering ditanya tentang pendidikan formal, kemampuan akademik, dan lain sebagainya. Namun, saat interview di PEP, saya justru diminta untuk menyanyi. Yap, MENYANYI.
Sebelum interview, biasanya kita diminta untuk mengisi formulir riwayat hidup selengkap mungkin sampai tentang hobby dan cita-cita kita. Saya senang bermain musik, pernah bergabung dalam band, dan menyukai hal-hal yang berhubungan dengan hiburan. Oleh karenanya, saya merasa hal itu cukup unik untuk disampaikan. Pihak recruiter tampaknya cukup tertarik dengan itu sehingga saya diminta menyanyi.

Saran saya, jelaskanlah kemampuan kita dari mulai akademis sampai non akademis yang menjadi nilai plus diri kita sekaligus pembeda diri kita dengan orang lain. Pertamina EP membutuhkan orang-orang yang out of the box, yang mengetahui kelebihan dirinya meskipun sederhana tapi bisa menonjolkannya di depan orang banyak. Di angkatan saya sendiri, ada orang-orang unik yang memang memiliki nilai tambah, misalnya juara billiar, atau olahraga lain. Namun tentu selain itu kita juga harus capable untuk melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan kita nanti di tempat bekerja.

5. Medical Check Up

Setelah melalui tahap Interview, tahapan medical check up (medcek) adalah tahap krusial yang patut dijalani. Tentu, hal ini dilakukan karena Pertamina ingin pegawai yang dimilikinya sehat walafiat dari atas kepala hingga ujung kaki. Kebugaran fisik merupakan salah satu aspek penting yang diharuskan oleh Pertamina. Bukan hanya karena tunjangan kesehatan yang nanti akan dibayarkan penuh bagi pegawainya, tapi pekerjaan di Pertamina memang menuntut kita untuk memiliki badan bugar.

Kita akan diberikan pengumuman kelolosan paling tidak satu minggu sebelum medical check up. Artinya, kita masih punya waktu 1 minggu untuk mempersiapkan kondisi badan kita semaksimal mungkin. Apa saja yang diperiksa? Semuanya. Dari mulai darah, urin, feses, mata, telinga, paru-paru, jantung, dan keadaan fisik.

Saat saya dulu dites, semua pemeriksaan tubuh dilakukan di laboratorium, berbeda dengan Pertamina Persero yang biasanya ada tes lari di lapangan. 
Sebelum melakukan pemeriksaan kesehatan, perhatikan asupan makanan semaksimal mungkin. Saat itu, saya sangat menjaga kadar kolesterol di dalam tubuh dengan cara mengonsumsi oatmeal setiap hari. Demi medcek, saya mendadak jogging tiap pagi. Jangan lupa konsumsi sayuran dan susu. Yang jelas, untuk satu minggu sebelum medical check up, lupakanlah makanan yang rasanya 'tidak benar'. Untuk perokok, bisa dikurangi dulu rokoknya sebentar ya biar kuat lari di threadmill nya.. Tapi ingat, jangan sampai kita tidak makan makanan apapun dengan niat 'membersihkan darah'. Justru, makanlah dengan porsi normal, tidak berlebihan, kurangi begadang, dan yang jelas perbanyak asupan makanan yang bergizi.

6. Pengumuman Kelulusan

Tahap terakhir adalah pengumuman kelulusan. Untuk beberapa divisi misalnya Keuangan, mereka diminta untuk wawancara lagi dengan direktur keuangan sebelum pengumuman. Namun, saat itu posisi HR tidak diminta untuk interview lagi. Alhamdulilah, setelah menunggu kurang lebih 1 bulan dari tahapan medcek, pengumuman pun tiba. Hasil diumumkan lewat account Pertamina EP dan juga e-mail. Selain itu, kita juga dikirimi surat dari Pertamina EP langsung ke rumah. Dari situ, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai persiapan kita untuk masuk Pertamina Learning Center nanti.

Jadi begitulah rangkaian proses rekrutmen Pertamina EP yang saya ikuti kurang lebih dari bulan April hingga November 2012. Proses ini memang cukup panjang dan sangat membuat galau para pesertanya. But, believe me, this is really worth it.

Salah satu proses bisnis Pertamina, Pengolahan Minyak.

Di post yang lain saya akan menjelaskan tentang proses bisnis PT Pertamina EP tempat saya bekerja.

Tugas dan Tanggungjawab HR Team

Being Human Resource staff for about 6 months, ada beberapa pertanyaan yang kerap kali muncul tertuju pada saya. "Kerjaannya HR itu apa aja sih? Rekrutmen? Terus apa lagi?"

Well, wajar rasanya kalau pekerjaan HR cuma 'kelihatan' pas lagi rekrutmen. Mengingat, pekerja akan merasa sangat berurusan dengan HR pada saat rekrutasi awal dari mulai penjaringan kelengkapan administrasi, psikotes, interview sampai akhirnya pengangkatan jadi pekerja. Tapi, for your information, pekerjaan HR jauh lebih banyak dari itu.

Penamaan divisi HR sendiri sangat tergantung dari proses bisnis dan tujuan masing-masing perusahaan. Ada yang memberi nama Human Resource, Human Resource Development, Human Capital Management, SDM/ Sumber Daya Manusia dan lain-lain. Perbedaan semacam itu sesungguhnya tidak fundamental bila dilihat dari fungsinya, hanya ada sedikit spesialisasi yang menonjol tergantung dari kebutuhan perusahaan masing-masing. Di oil and gas company, sebut saja Pertamina, fungsi HR sangat berperan besar dari mulai input - proses - sampai output setiap personel yang ada di dalamnya. Why? Mengelola ratusan, bahkan ribuan orang dalam satu perusahaan tidak hanya sebatas pada rekrutmen, ngasih gaji, dan pensiun. Tapi tentu ada maintaining dan developing yang tujuannya sudah pasti : agar pekerjanya senantiasa memberi kontribusi positif pada perusahaan. Tujuan akhirnya adalah memberikan profit sebesar-besarnya pada perusahaan, dan negara tentunya. Memang, fungsi HR tidak akan secara langsung memberikan profit berupa money value kepada perusahaan, tapi jauh di dalamnya fungsi HR mampu memberikan dukungan dan pegangan bagi setiap pekerja yang nantinya akan menghasilkan keuntungan bagi stakeholder itu sendiri. Fungsi HR sendiri akan selalu berhubungan dengan setiap divisi tanpa terkecuali. That's why biasanya orang HR dikenal oleh fungsi lainnya. :)

Di sini saya akan menjelaskan secara awam mengenai fungsi HR secara singkat dan tidak teoritis. Singkatnya, ada 3 hal yang menjelaskan HR. First, Getting the right people to the right place. Second, managing and maintaining them. Last, making sure they are ready to leave the company. Ketiga proses tersebut harus dilakukan dengan tepat sasaran, saling berkaitan, dan bahkan memberikan nilai lebih. Yuk kita bahas satu-satu.

1. Getting the right people to the right place.

Di sini adalah awal bagaimana HR mendapatkan sumber daya manusia (baca : personel/ pekerja). Yap, ini tentang rekrutmen. Di sini HR berperan besar untuk mencari orang yang sesuai untuk menempati posisi tertentu yang tepat, jangan kebalik ya. We recruit people based on vacant position. Let's say, kita membutuhkan Junior Reservoir Engineer, maka kita akan cari orang lulusan Teknik Geologi atau Pertambangan dan Perminyakan, bukan dari Hukum. 

Pasti, tidak ada personel yang 100% fit for the job, pasti akan ada performance yang naik turun, tugas HR di sini adalah mencari peluang terbesar untuk seseorang untuk sukses di jabatan itu, dan memperkecil kemungkinan orang tersebut untuk gagal melakukan tugasnya di pekerjaan itu. 

Misalnya kita membutuhkan Corporate Social Responsibility Staff yang idealnya merupakan lulusan Fakultas Komunikasi jurusan Humas. Nyatanya dalam proses perekrutan, tidak ada satupun orang Humas yang lolos ujian dan satu-satunya orang yang berpengalaman dan lulus semua tahapan rekrutmen adalah lulusan Fakultas Management jurusan Marketing. Mengapa tidak? Intinya, kita mencari sekecil-kecilnya kekurangan dalam diri seseorang untuk melakukan tugasnya di posisi yang kita butuhkan.

2. Managing and Maintaining Them

Pada bagian ini banyaaaaak sekali tugas HR. Bisa dipastikan hampir 90% tugas HR ada pada tahap ini. Artinya kita akan mengelola pekerja selama mereka bekerja di perusahaan kita. Kegiatannya tidak hanya 1-2 tahun, bisa mencapai belasan tahun bahkan 30 tahun hingga pensiun. Wajar apabila banyak perubahan dan kebijakan dalam sistem pengelolaanya. Terutama perusahaan yang stakeholdernya adalah negara (curhat-red).

Tugas tugas itu secara garis besar antara lain (tidak berurutan) :

• Pekerjaan administratif dan rutin (sistem informasi dan data, payroll, pembayaran hak dan kompensasi pekerja, pengelolaan kebijakan compensation and benefit, dll), 
• Pengembangan karyawan (man power planning, mutasi demosi, training kompetensi, tugas belajar/ assignment, pembentukan soft skill, penilaian kinerja dll), 
• Pelayanan (general services, pengaturan rumah dinas, pengadaan seragam, penyediaan fasilitas pekerjaan, pelaksanaan gathering dll), 
• Hubungan industrial (pengelolaan kebijakan perjanjian kerja, hubungan dengan outsourcing, hubungan dengan dinas tenaga kerja, hubungan dengan SKK Migas, bila bekerja dalam bidang migas) dan lain sebagainya. 

See? There are so many task inside HR. Dan itu belum semua.

Bahkan saat ini ada divisi khusus standardisasi mutu dan kualitas, agar fungsi HR senantiasa melakukan tugasnya sesuai dengan standar yang ditetapkan, bahkan melakukan continuous improvement dari masa ke masa. Tujuan dari semua kegiatan itu antara lain memfasilitasi pekerja seoptimal mungkin untuk menghasilkan kinerja terbaik yang berdampak positif bagi perusahaan.

3. Preparing them to leave the company.

Kegiatan HR yang satu ini sebetulnya tidak terlepas dengan kegiatan HR nomor 2, maintaining. Di sini HR memastikan pekerjanya untuk memiliki kesiapan mental dan kemampuan yang cukup apabila mereka harus meninggalkan perusahaan karena masa kerja yang sudah habis. Di Pertamina sendiri masa pensiun masuk pada usia 56 tahun. Sebelum 56 tahun, mereka akan dipersiapkan untuk menjadi individu yang mandiri dan mampu tetap produktif dengan diberikan pelatihan masa persiapan purna karya. 

Secara umum tiga kegiatan utama itu merupakan tugas fungsi HR dalam 'mengelola manusia'.

Bagaimana bila ada seorang pekerja yang memutuskan keluar dari suatu perusahaan? Bagaimana peran fungsi HR di sini? Bagaimana sikap yang seharusnya dimiliki oleh HR?

Well personally, it's okay when somebody wants to quit from his job. Yang jelas semua itu harus dilakukan berdasarkan aturan dan perjanjian kerjasama di antara pekerja dan perusahaan. Fungsi HR sebagai 'personal mediator' adalah menganalisa dengan jelas permasalahan yang terjadi kepada pekerja yang bersangkutan sehingga ia memutuskan untuk keluar. Apabila terdapat ketidakcocokan diantara keduanya, analisa tersebut yang nantinya akan menjadi feedback bagi perusahaan untuk melakukan perbaikan mengenai sistem pengelolaan yang kurang baik. 

Baiknya, sebisa mungkin kita harus mempertahankan sumber daya yang baik bagi perusahaan. Terlebih di perusahaan besar, competency dan skill sangat sulit dicari. Persaingan semakin ketat, sehingga 'cari orang lebih sulit dari pada menerima orang'.

Namun sebagai representasi dari perusahaan yang baik dan berkualitas, HR harus bisa menunjukkan sikap proffesional apabila pekerja yang bersangkutan memang tidak merasa dirinya berkembang dan butuh tugas yang lebih challenging di perusahaan yang lain.

Itulah beberapa tugas HR dalam mendukung berjalannya proses bisnis dalam suatu perusahaan. Next time I will share more specific about each task.
Cheers.