Apa itu Outsourcing?

Pasti sering kan mendengar istilah outsourcing? Mungkin di telinga orang awam istilah ini erat kaitannya dengan demo/ unjuk rasa atau permintaan kenaikan upah.

Actually what Outsourcing means?

Kalau masih ada yang belum paham dengan istilah outsourcing,
di sini saya ingin berbagi tentang pengetahuan  yang saya pahami dari pengalaman di pekerjaan sehari-hari.

Istilah ini diambil dari kata out - dan source. Intinya, perusahaan yang memiliki pekerja outsourcing/ outsource artinya ia mempekerjakan pekerja yang sumbernya berasal dari luar perusahaannya. Atau dengan kata lain outsourcing adalah Alih Daya.

lebih jelasnya dapat dijelaskan dalam bagan demikian :

Hubungan Outsourcing dengan Perusahaan

Bagan tersebut menjelaskan bagaimana hubungan Suatu Perusahaan, Outsourcing, dan perusahaan penyedia tenaga oursourcing.

Dalam peraturan resmi,perusahaan yang menyediakan tenaga outsourcing adalah Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja, sementara pekerja  outsourcing nya sendiri disebut dengan Pekerja Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja. Di kantor saya sendiri pekerja demikian lebih sering disebut TKJP (Tenaga Kerja Jasa Penunjang).

Hubungan bisnis murni hanya ada pada Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja, dan Perusahaan yang menggunakan Jasa pekerja (hubungan A). Hubungan bisnis ini harus didasarkan kepada kontrak yang jelas dan ketentuan yang berlaku. Misalnya PT Pertamina (Perusahaan penggguna outsource) bekerja sama dengan PT Multi Guna (perusahaan penyedia tenaga kerja outsource), untuk menggunakan tenaga kerja jasa penunjang sebanyak 20 orang sebagai jasa kebersihan Cleaning Service di Kantor Pertamina. Dari mana manajemen PT Multi Guna mendapatkan penghasilan? PT Multi Guna akan mendapatkan 'fee pengelolaan pekerja' dari nilai kontrak yang terjalin untuk membiayai pengupahan dan biaya operasional ke 20 orang tersebut. Biayanya besarannya sebesar sekian persen dari jumlah kontraknya, dan besarannya tergantung kontrak.

Hubungan yang terjadi antara Perusahaan Penyedia tenaga kerja Outsource dengan Pekerja Outsourcing (hubungan B) merupakan hubungan perusahaan dan pekerjanya, di mana mereka memiliki Perjanjian Kerja Bersama, sistem pengupahan sendiri, dan relasi antara perusahaan dan pekerja seperti biasanya. Yang berbeda adalah lokasi kerja mereka bukan di perusahaan mereka sendiri, tapi di perusahaan orang lain.

Hal yang khusus terjadi pada hubungan Perusahaan Pengguna Outsource dengan Pekerja Outsourcing (Hubungan C). Actually, tidak ada hubungan yang mengikat di antara keduanya selain adanya pemberian tugas yang sesuai dengan kontrak. Tidak ada proses pemberian upah, rekrutmen, seleksi atau penilaian kerja kepada pekerja outsourcing dari perusahaan pengguna jasa outsource. Pekerja asli/ pekerja tetap perusahaan, dan pekerja outsource dapat bersama-sama melakukan pekerjaan di Kantor sebagaimana mestinya selama tidak ada kegiatan di antara keduanya yang bertentangan dengan kontrak. Misalnya : pemberian bonus atas profit perusahaan, pemberian sanksi langsung, pemberian jabatan khusus, dll. Intinya, segala yang menyangkut 'pemberian', 'pencopotan', dan segala assignment harus melalui Perusahaan Penyedia Jasa Penunjang, dalam contoh ini adalah PT. Multi Guna.

Kenapa sih perusahaan harus melakukan outsourcing?
Bila dipandang dari kacamata umum, pasti kita heran kenapa sih suatu perusahaan harus melakukan Outsourcing? Kenapa tidak dikerjakan oleh pekerjanya sendiri? Kan lebih simpel?

Untuk perusahaan-perusahaan besar, outsourcing dilakukan untuk mengurangi scope tanggung jawab perusahaan dalam melakukan proses bisnisnya. Hal ini juga dilakukan untuk mempercepat kegiatan proses bisnis demi efisiensi dan efektivitas bisnis.

Contohnya, untuk perusahaan yang memiliki core bisnis industri pesawat terbang, inti bisnisnya adalah membuat badan pesawat dari mulai perakitan sampai pesawat tersebut jadi. Oleh karena itu, kegiatan penyediaan catering/ makanan untuk pekerja perakit pesawat sebetulnya adalah perusahaan di luar inti bisnis perusahaan itu. Oleh karena itu jasa catering di sini bisa di outsourcingkan.

Pekerjaan yang 'dioutsource'kan juga harusnya bukan merupakan pekerjaan core/ inti. Misalnya seperti jasa kebersihan, catering, administrasi yang bersifat umum, dan lain lain.

contoh pekerja outsourcing sebagai cleaning service di suatu perusahaan/ kantor

Apabila ada pekerjaan yang dioutsourcingkan tetapi bersinggungan dengan pekerjaan core, harus dipastikan bahwa pekerjaan itu tidak bersifat strategis dan bukan merupakan major task dari posisi jabatan. Misalnya suatu perusahaan minyak, mempekerjakan pekerja outsource sebagai operator turbin yang ternyata alat tersebut sangat berhubungan dengan kelancaran bisnis perusahaan. Hal ini bisa saja dilakukan karena sebagai operator, orang tersebut tidak memiliki tugas strategis seperti Engineer yang memiliki wewenang dan tanggung jawab tertentu, dan operator tersebut dikontrak hanya untuk mengoperasikan turbin, dan tidak memiliki wewenang untuk membuat keputusan atas pekerjaan tertentu.

Hal ini yang kadang tidak menjadi landasan bagi Perusahaan pengguna jasa penunjang, mereka menggunakan tenaga outsourcing bukan berdasarkan kontrak. Pekerjaan yang menjadi core bisnis kadang di-outsourcing kan sehingga pekerja outsource tidak merasa adil karena upahnya tidak sebanding dengan tenaga yang dikeluarkan untuk menunjang proses bisnis perusahaan di tempat kerjanya. Ini yang sering kali membuat mereka kecewa atas upah yang diterimanya.

Demo buruh, seringkali tema nya untuk menghapus outsourcing.

Apakah outsourcing bermanfaat bagi pekerja outsource?
Tentu saja. Sistem outsourcing tidak cuma memberikan manfaat bagi perusahaan penggunanya, tapi juga pekerja nya loh. Yuk kita sikapi pekerjaan ini dengan positif..
Pekerjaan ini bukan pekerjaan yang buruk dan tidak pula dinilai sebagai pekerjaan yang sia-sia. Banyak perusahaan yang membutuhkan tenaga outsource, dan biasanya skill seperti ini selalu ever green. Perusahaan mana sih yang tidak membutuhkan staff administrasi? Perusahaan mana yang membiarkan kantornya kotor tanpa cleaning service? siapa yang tidak butuh jasa keamanan? Pekerjaan seperti itu akan selalu dibutuhkan untuk menunjang kelancaran proses bisnis setiap perusahaan.

Meskipun memang agaknya bekerja di perusahaan outsource tidak menyediakan job security yang jelas di masa tua (karena setiap pekerjaan akan terbatas pada kontrak), namun dengan demand/ permintaan yang besar dari banyak perusahaan, tidak ada salahnya menjadi karyawan outsourcing. Bagi para freshgraduate, menjadi karyawan outsource dapat menjadi sarana untuk memupuk skill dan knowledge tentang dunia kerja dan kompetensi tertentu. Tenaga kita pun akan semakin berharga apabila kita memiliki kemampuan spesifik di dalamnya. Misalnya, menjadi pekerja outsourcing untuk melakukan jasa rekrutasi karyawan, berarti kita harus memiliki skill yang mumpuni dalam bidang rekrutmen. Dengan skill yang baik, perusahaan besar juga akan mengakui bahwa kita pantas diberikan kontrak kerja, dan tidak dengan mudah melepas kita sebagai sumber daya manusia penunjangnya.

Here's some tips from me when you decide to work as an outsourcing employee..

1. Jangan biarkan kontrak kerja selama 1-2 tahun (atau berapapun waktu yang ditentukan) itu menjadi sia-sia, berikan nilai lebih selama bekerja, give your best like you will always work in that company, be creative and make improvement.

2. Buatlah hubungan yang baik dengan atasan di perusahaan pengguna jasa outsourcing, dan rekan-rekan sekantor yang menjadi pegawai tetap. Hindari sifat iri hati, dan rendah diri. Sifat seperti ini hanya akan membuat mood bekerja berkurang. Syukurilah apa yang telah didapatkan selama ini

3. Perdalam kompetensi di dalam keterampilan tertentu. Misalnya, apabila kamu terbiasa dengan tugas administrasi, perdalam kompetensi pengelolaan database atau filing. Hal ini akan membuat kamu berbeda dari pada pekerja lainnya sehingga kamu tidak hanya sekedar dibutuhkan 'jasa' nya,  tetapi juga 'skill' nya. Beruntungnya, biasanya orang yang menjadi pekerja outsourcing akan diberikan pelatihan dari perusahaan outsourcingnya untuk menunjang kebutuhan kompetensi tertentu.

4. Tidak ada salahnya untuk menambah keterampilan lain sehingga apabila kontrak kerja habis, kamu bisa mengeksplorasi jenis keterampilan baru yang mungkin lebih bernilai dan dibutuhkan oleh perusahaan selanjutnya.

So, that's all my explanation, hope that will give you some good view about outsourcing.
The point is, whatever the job you did, it will not be bad awhen you do it with all your heart and passion. :)

Padma Hotel, Bandung

Beberapa yang lalu saya diundang (baca : ditugaskan) untuk menyusun Training Matrix untuk pekerja PT Pertamina EP di Asset 3 dan Field Jatibarang. Penyusunan Training Matrix ini dibuat dengan maksud agar tahun 2014 nanti setiap orang paling tidak akan mendapatkan 2 jenis training, yang pastinya harus menunjang setiap pekerja mengerjakan tugasnya masing-masing.
Well, I don't know about training development in other company, but in Pertamina EP, we have so much plan to do this year. In fact, we are going to completely transformed into a new system in Human Resources. But, saya tidak akan menceritakan tentang bagaimana penyusunan training matrix kali ini.. saya ingin review sedikit tentang Hotel yang saya tinggali selama satu minggu.

It was a very great 5 stars Hotel! Located in Bandung, West Java. It is Padma Hotel.

Untuk sebuah Hotel, Padma adalah hotel yang tepat untuk relaksasi bersama keluarga untuk 'runaway' dari hiruk pikuk perkotaan dan pekerjaan sehari-hari. Lokasinya di Jalan Ranca Bentang 1, Bandung. 

Tidak banyak yang tahu sosok hotel ini sebelum masuk ke dalamnya langsung. Dari luar, hotel ini tidak begitu menarik, karena gerbang masuk hanya dapat diakses dari jalan kecil. Tapi kalau sudah masuk, voilaa.. pemandangan yang super keren akan memanjakan mata kamu semua. No wonder, kegiatan kantor kemarin ditempatkan di sini, salah satu tujuannya adalah 'karantina'. But it was a very nice quarantine I had.. hehehe.

Salah satu pemandangan yang bisa kamu lihat dari balkon restoran di pagi hari. The Pool is in there.

credit to : http://si-pecinta-cokelat.blogspot.com/2010/09/trip-to-bandung-photograph-1.html

Kamarnya super keren. Berhubung saya dapatnya kamar Hillside Studio di 722, view yang saya dapat adalah hutan nan hijau.. (mulai ngebayangin Edward Cullen loncat-loncat depan kamar). :p

this is the picture I got from their web :

 and the reality is very similar!!

when you open the curtain.. you can see the trees.

the most important part of all : BED.

and, this is the greatest bed I've ever had of all hotel. 

and the pillow.. they have 4 level of comfort, you can choose anything you need.

I got to buy that kind of pillow!!

Kamar mandi yang letaknya tepat di belakang kamar tidur, dan sekat dengan tempat tidur hanya kaca, jadi kita bisa nonton tv sambil bathub-an. :D

'Tempat kerja' kita kemarin adalah Champaca Wedding Chapel yang ternyata itu bisa disulap sebagai tempat upacara pernikahan. No wonder, soalnya pemandangannya bagus banget, jadi bentuk nya itu semacam ruangan biasa tapi dinding nya kaca..

I haven't took any picture because I was too busy T.T,
but I found this in internet..

such a best place to held a wedding.


Well, so far ini adalah hotel yang paling oke yang pernah saya tinggali. Tidak banyak hotel yang bisa memberikan rasa relaks saat menginap, even for other 5 stars hotel, kebanyakan hanya punya fasilitas yang oke, tapi lokasi nya yang padat di tengah kota.
I spent about 5 nights here.. Sayangnya saya belum sempet coba swimming pool nya karena waktu yang tidak memungkinkan.  overall the service is great, the food is awesome, and the most important part is the view. It's like having holiday here.. :)

Tugas dan Tanggungjawab HR Team

Being Human Resource staff for about 6 months, ada beberapa pertanyaan yang kerap kali muncul tertuju pada saya. "Kerjaannya HR itu apa aja sih? Rekrutmen? Terus apa lagi?"

Well, wajar rasanya kalau pekerjaan HR cuma 'kelihatan' pas lagi rekrutmen. Mengingat, pekerja akan merasa sangat berurusan dengan HR pada saat rekrutasi awal dari mulai penjaringan kelengkapan administrasi, psikotes, interview sampai akhirnya pengangkatan jadi pekerja. Tapi, for your information, pekerjaan HR jauh lebih banyak dari itu.

Penamaan divisi HR sendiri sangat tergantung dari proses bisnis dan tujuan masing-masing perusahaan. Ada yang memberi nama Human Resource, Human Resource Development, Human Capital Management, SDM/ Sumber Daya Manusia dan lain-lain. Perbedaan semacam itu sesungguhnya tidak fundamental bila dilihat dari fungsinya, hanya ada sedikit spesialisasi yang menonjol tergantung dari kebutuhan perusahaan masing-masing. Di oil and gas company, sebut saja Pertamina, fungsi HR sangat berperan besar dari mulai input - proses - sampai output setiap personel yang ada di dalamnya. Why? Mengelola ratusan, bahkan ribuan orang dalam satu perusahaan tidak hanya sebatas pada rekrutmen, ngasih gaji, dan pensiun. Tapi tentu ada maintaining dan developing yang tujuannya sudah pasti : agar pekerjanya senantiasa memberi kontribusi positif pada perusahaan. Tujuan akhirnya adalah memberikan profit sebesar-besarnya pada perusahaan, dan negara tentunya. Memang, fungsi HR tidak akan secara langsung memberikan profit berupa money value kepada perusahaan, tapi jauh di dalamnya fungsi HR mampu memberikan dukungan dan pegangan bagi setiap pekerja yang nantinya akan menghasilkan keuntungan bagi stakeholder itu sendiri. Fungsi HR sendiri akan selalu berhubungan dengan setiap divisi tanpa terkecuali. That's why biasanya orang HR dikenal oleh fungsi lainnya. :)

Di sini saya akan menjelaskan secara awam mengenai fungsi HR secara singkat dan tidak teoritis. Singkatnya, ada 3 hal yang menjelaskan HR. First, Getting the right people to the right place. Second, managing and maintaining them. Last, making sure they are ready to leave the company. Ketiga proses tersebut harus dilakukan dengan tepat sasaran, saling berkaitan, dan bahkan memberikan nilai lebih. Yuk kita bahas satu-satu.

1. Getting the right people to the right place.

Di sini adalah awal bagaimana HR mendapatkan sumber daya manusia (baca : personel/ pekerja). Yap, ini tentang rekrutmen. Di sini HR berperan besar untuk mencari orang yang sesuai untuk menempati posisi tertentu yang tepat, jangan kebalik ya. We recruit people based on vacant position. Let's say, kita membutuhkan Junior Reservoir Engineer, maka kita akan cari orang lulusan Teknik Geologi atau Pertambangan dan Perminyakan, bukan dari Hukum. 

Pasti, tidak ada personel yang 100% fit for the job, pasti akan ada performance yang naik turun, tugas HR di sini adalah mencari peluang terbesar untuk seseorang untuk sukses di jabatan itu, dan memperkecil kemungkinan orang tersebut untuk gagal melakukan tugasnya di pekerjaan itu. 

Misalnya kita membutuhkan Corporate Social Responsibility Staff yang idealnya merupakan lulusan Fakultas Komunikasi jurusan Humas. Nyatanya dalam proses perekrutan, tidak ada satupun orang Humas yang lolos ujian dan satu-satunya orang yang berpengalaman dan lulus semua tahapan rekrutmen adalah lulusan Fakultas Management jurusan Marketing. Mengapa tidak? Intinya, kita mencari sekecil-kecilnya kekurangan dalam diri seseorang untuk melakukan tugasnya di posisi yang kita butuhkan.

2. Managing and Maintaining Them

Pada bagian ini banyaaaaak sekali tugas HR. Bisa dipastikan hampir 90% tugas HR ada pada tahap ini. Artinya kita akan mengelola pekerja selama mereka bekerja di perusahaan kita. Kegiatannya tidak hanya 1-2 tahun, bisa mencapai belasan tahun bahkan 30 tahun hingga pensiun. Wajar apabila banyak perubahan dan kebijakan dalam sistem pengelolaanya. Terutama perusahaan yang stakeholdernya adalah negara (curhat-red).

Tugas tugas itu secara garis besar antara lain (tidak berurutan) :

• Pekerjaan administratif dan rutin (sistem informasi dan data, payroll, pembayaran hak dan kompensasi pekerja, pengelolaan kebijakan compensation and benefit, dll), 
• Pengembangan karyawan (man power planning, mutasi demosi, training kompetensi, tugas belajar/ assignment, pembentukan soft skill, penilaian kinerja dll), 
• Pelayanan (general services, pengaturan rumah dinas, pengadaan seragam, penyediaan fasilitas pekerjaan, pelaksanaan gathering dll), 
• Hubungan industrial (pengelolaan kebijakan perjanjian kerja, hubungan dengan outsourcing, hubungan dengan dinas tenaga kerja, hubungan dengan SKK Migas, bila bekerja dalam bidang migas) dan lain sebagainya. 

See? There are so many task inside HR. Dan itu belum semua.

Bahkan saat ini ada divisi khusus standardisasi mutu dan kualitas, agar fungsi HR senantiasa melakukan tugasnya sesuai dengan standar yang ditetapkan, bahkan melakukan continuous improvement dari masa ke masa. Tujuan dari semua kegiatan itu antara lain memfasilitasi pekerja seoptimal mungkin untuk menghasilkan kinerja terbaik yang berdampak positif bagi perusahaan.

3. Preparing them to leave the company.

Kegiatan HR yang satu ini sebetulnya tidak terlepas dengan kegiatan HR nomor 2, maintaining. Di sini HR memastikan pekerjanya untuk memiliki kesiapan mental dan kemampuan yang cukup apabila mereka harus meninggalkan perusahaan karena masa kerja yang sudah habis. Di Pertamina sendiri masa pensiun masuk pada usia 56 tahun. Sebelum 56 tahun, mereka akan dipersiapkan untuk menjadi individu yang mandiri dan mampu tetap produktif dengan diberikan pelatihan masa persiapan purna karya. 

Secara umum tiga kegiatan utama itu merupakan tugas fungsi HR dalam 'mengelola manusia'.

Bagaimana bila ada seorang pekerja yang memutuskan keluar dari suatu perusahaan? Bagaimana peran fungsi HR di sini? Bagaimana sikap yang seharusnya dimiliki oleh HR?

Well personally, it's okay when somebody wants to quit from his job. Yang jelas semua itu harus dilakukan berdasarkan aturan dan perjanjian kerjasama di antara pekerja dan perusahaan. Fungsi HR sebagai 'personal mediator' adalah menganalisa dengan jelas permasalahan yang terjadi kepada pekerja yang bersangkutan sehingga ia memutuskan untuk keluar. Apabila terdapat ketidakcocokan diantara keduanya, analisa tersebut yang nantinya akan menjadi feedback bagi perusahaan untuk melakukan perbaikan mengenai sistem pengelolaan yang kurang baik. 

Baiknya, sebisa mungkin kita harus mempertahankan sumber daya yang baik bagi perusahaan. Terlebih di perusahaan besar, competency dan skill sangat sulit dicari. Persaingan semakin ketat, sehingga 'cari orang lebih sulit dari pada menerima orang'.

Namun sebagai representasi dari perusahaan yang baik dan berkualitas, HR harus bisa menunjukkan sikap proffesional apabila pekerja yang bersangkutan memang tidak merasa dirinya berkembang dan butuh tugas yang lebih challenging di perusahaan yang lain.

Itulah beberapa tugas HR dalam mendukung berjalannya proses bisnis dalam suatu perusahaan. Next time I will share more specific about each task.
Cheers.